O processo licitatório pode começar a travar na etapa inicial que é o termo de referência. No conteúdo de hoje vamos indicar 10 verificações essenciais, confira!
Muitos processos de contratação não travam na licitação, mas antes dela. O gargalo principal costuma estar no Termo de Referência (TR), que chega incompleto ou desalinhado em relação ao Estudo Técnico Preliminar (ETP). O resultado é previsível: retrabalho, idas e vindas no processo e atraso na publicação do edital. Este artigo apresenta um checklist em 10 itens para verificar se o TR está realmente pronto para edital e como padronizar evidências para acelerar o fluxo da contratação.
Quando uma licitação demora a acontecer, a causa raramente está na fase externa. Na maioria das vezes, o problema está na fase preparatória.
E, dentro dela, há um ponto crítico: o momento em que o processo precisa consolidar as decisões tomadas no planejamento. Esse é justamente o papel do Termo de Referência!
Se o Estudo Técnico Preliminar responde à pergunta “qual solução é mais adequada para atender à necessidade?”, o Termo de Referência precisa responder “como essa solução será contratada e executada?”.
O problema é que, na prática administrativa, muitas vezes o TR é tratado apenas como uma formalidade documental — quando, na verdade, ele deveria funcionar como o documento de fechamento lógico do planejamento da contratação.
Quando essa consolidação não ocorre, surgem os sintomas conhecidos por qualquer gestor público:
- inconsistências entre ETP e TR
- dúvidas sobre requisitos técnicos
- fragilidade na pesquisa de preços
- divergências entre o TR e a minuta de edital
Resultado: o processo começa a circular entre áreas técnicas e jurídicas, sem assertividade e em um ciclo contraproducente de idas e vindas.
Conheça o termo de referência
O Termo de Referência (TR) é o documento que condensa as principais informações da fase interna da licitação e, por isso, deve ser construído com cuidado e atenção, já que seus dados servem de espelho para elaboração do edital e contrato administrativo.
Confira também os cuidados ao executar um Termo de Referência!
Check-list de 10 itens para o termo de referência ideal
Antes de encaminhar o processo para análise jurídica ou autorização da licitação, vale conferir se o Termo de Referência contempla com clareza os seguintes aspectos:
-
Necessidade claramente definida
O objeto da contratação está vinculado a uma demanda formalizada e devidamente justificada?
-
Coerência com o ETP
A solução descrita no TR corresponde efetivamente à alternativa escolhida no ETP?
-
Definição objetiva do objeto
O objeto está descrito com clareza, evitando ambiguidades ou especificações desnecessárias?
-
Justificativa da solução adotada
O documento explica por que essa solução foi considerada a mais adequada?
-
Requisitos técnicos proporcionais
As especificações e requisitos técnicos da solução a ser contratada são realmente necessários para atender à necessidade da Administração?
-
Exigências de habilitação circunstancialmente justificadas
Está justificada, de forma contextualizada em relação ao objeto, a pertinência de se exigir habilitação técnica e econômico-financeira, considerando os riscos para a Administração quanto à capacidade do futuro contrato em executar o contrato? Se há justificativa, em relação à habilitação técnica, foram estabelecidos parâmetros objetivos e delimitados para a aferição da similaridade do objeto?
-
Modelo de execução definido
Estão claras as condições de execução, prazos, responsabilidades e forma de acompanhamento contratual?
-
Critérios de medição/recebimento e pagamento
O TR indica como será verificada a entrega do objeto e como ocorrerá o pagamento?
-
Estimativa de custos fundamentada
A pesquisa de preços observou o procedimento eventualmente estabelecido em regulamento aplicável e está devidamente documentada e metodologicamente adequada?
-
Critério de julgamento compatível com o objeto
O critério de julgamento escolhido é coerente com a natureza da contratação?
A lógica que evita retrabalho
Uma contratação pública eficiente depende de uma sequência lógica clara: DFD → ETP → TR → edital
- o ETP analisa o problema e avalia qual a melhor solução;
- o TR modela a forma de contratação e de execução da melhor solução indicada no ETP;
- o edital, a partir do TR, estabelece as regras de seleção do fornecedor e os termos do contrato a ser pactuado.
Quando essa cadeia de racionalidade é comprometida, o processo perde consistência e o retrabalho passa a ser inevitável.
Padronizar evidências para acelerar o processo
Uma forma simples de evitar esse problema é padronizar a estrutura do Termo de Referência.
Cada seção do documento deve funcionar como registro das decisões tomadas ao longo do planejamento, permitindo que qualquer área envolvida compreenda rapidamente:
- qual problema está sendo resolvido
- qual solução foi escolhida
- como a contratação será estruturada
Esse tipo de padronização reduz divergências internas, facilita a análise jurídica e aumenta a segurança dos gestores.
Mais do que um documento formal, o TR é o elo que conecta o planejamento da contratação à licitação propriamente dita.
Quando o TR chega consistente, coerente e bem estruturado, o processo deixa de travar na fase preparatória e a licitação passa a fluir com muito mais previsibilidade.
Em outras palavras: TR bem feito não é burocracia, é governança do processo de contratação.
Gostou do conteúdo? Confira mais como esses no nosso blog!
Para um maior aprofundamento, vide: AMORIM, Victor. O óbvio oculto: sempre será necessário o Estudo Técnico Preliminar (ETP)?. Observatório da Nova Lei de Licitações, jun. 2025. Disponível: https://www.novaleilicitacao.com.br/2025/06/18/o-obvio-oculto-sempre-sera-necessario-o-estudo-tecnico-preliminar-etp/